Sur ImpulseAsso, l'archivage permet de clôturer officiellement une campagne d'adhésion arrivée à son terme tout en conservant l'historique complet de vos membres.
Qu'est-ce que l'archivage ?
Archiver une adhésion ne supprime aucune donnée. Cela signifie simplement que la période d'adhésion est terminée et que les inscrits à cette campagne passent du statut de membres actifs à membres historiques.
Impact de l'archivage sur votre association :
Impact de l'archivage sur votre association :
- Liste des adhérents : La liste principale de vos adhérents affiche uniquement les personnes inscrites à une adhésion active. Les membres d'une adhésion archivée n'y apparaissent plus par défaut, ce qui garde votre annuaire à jour.
- Accès aux contenus privés : Les membres historiques perdent l'accès aux articles et actualités réservés exclusivement aux adhérents actuels.
- Conversations et messagerie : Il devient très facile de retirer les membres historiques des canaux de discussion instantanée de l'association.
- Conservation des données : Vous conservez un accès permanent à l'ensemble des fiches et informations de vos anciens adhérents directement en consultant l'adhésion archivée.
Programmer ou effectuer un archivage
Selon le fonctionnement de votre structure, deux modes d'archivage sont possibles :
1. L'archivage automatique (Recommandé pour les saisons annuelles)
Si votre association fonctionne par saison (ex: du 01/09/2026 au 01/07/2027), renseignez le champ « Programmer l'archivage » lors de la création ou de la modification de votre adhésion.
À la date indiquée, l'adhésion se clôturera automatiquement sans aucune action de votre part.
La programmation de l'archivage est aussi possible depuis la page de l'adhésion.
La programmation de l'archivage est aussi possible depuis la page de l'adhésion.
2. L'archivage manuel
Vous pouvez à tout moment clôturer et archiver manuellement une adhésion en vous rendant sur sa page et en cliquant sur « Archiver », une popup s'ouvrira alors vous demandant de confirmer en renseignant le nom de l'adhésion en question.
Pourquoi laisser une adhésion active sans date de fin ?
Toutes les structures ne fonctionnent pas au rythme d'une année scolaire ou sportive traditionnelle :
- Certaines associations culturelles proposent des adhésions à durée indéterminée ou sur des périodes spécifiques.
- Les associations e-sport gèrent souvent des communautés continues sans coupure annuelle.
ImpulseAsso vous laisse ainsi une totale liberté : si vous ne définissez pas de date d'archivage, votre adhésion reste active tant que vous ne décidez pas de la clôturer.
La gestion des adhésions est un élément central sur ImpulseAsso. Pour vous offrir une grande flexibilité, une adhésion complète repose sur la combinaison de 3 éléments :
- Adhésion (cadre général)
- Formulaire personnalisé
- Tarifs associés
1. Créer une nouvelle adhésion
Accès :
- Depuis le Tableau de bord de votre association, rendez-vous dans la section « Inscriptions ».
- Cliquez sur la carte « Adhésions » pour afficher la liste de vos campagnes.
- En haut de la page, cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle adhésion ».
Renseigner les informations
- Champs obligatoires :
- Nom (ex: Adhésions Saison 2026-2027)
- Date de début des inscriptions
- Date de clôture des inscriptions
- Champs optionnels :
- Description : Précisions ou consignes pour vos futurs adhérents.
- Nombre maximum de membres : Limite la jauge d'inscrits si vos capacités sont restreintes.
- Nombre de séances d'essai : Indiquez le nombre de séances offertes (indiquez 0 si vous ne proposez pas d'essai).
Statut Brouillon : À sa création, votre adhésion est automatiquement enregistrée en brouillon. Elle ne sera publiable qu'après l'ajout d'au moins un formulaire personnalisé et de ses tarifs.
2. Choisir votre stratégie de structure
Selon la taille de votre structure et vos activités, plusieurs stratégies s'offrent à vous :
Strategy A : L'adhésion annuelle unique (Recommandée pour une activité unique)
Strategy A : L'adhésion annuelle unique (Recommandée pour une activité unique)
Idéal si tous vos adhérents s'inscrivent sur la même période pour une même activité.
- Exemple : Un club de badminton.
- Structure :
- 1 seule Adhésion : « Badminton 2026-2027 »
- Contient 2 formulaires/tarifs :
- Formulaire Jeunes (< 16 ans) ➔ 30 € / an
- Formulaire Adultes ➔ 50 € / an
Strategy B : Une adhésion par activité (Recommandée pour la multi-activité)
Idéal si vous proposez des services distincts et que vos membres peuvent s'inscrire à une ou plusieurs activités.
- Exemple : Une association omnisport / plein air.
- Structure :
- Adhésion 1 : « VTT 2026-2027 » (avec ses formulaires et tarifs)
- Adhésion 2 : « Randonnée 2026-2027 » (avec ses formulaires et tarifs)
- Adhésion 3 : « Escalade 2026-2027 » (avec ses formulaires et tarifs)
Strategy C : Une adhésion par catégorie d'adhérent (Segmentation maximale)
Idéal si vous souhaitez cloisonner totalement la gestion et le suivi des membres par profil.
- Exemple :
- Adhésion 1 : « Adhésions Adultes 2026-2027 »
- Adhésion 2 : « Adhésions Enfants 2026-2027 »
3. Comprendre la notion de « Membre »
Sur ImpulseAsso, un Membre est la fiche qui fait le lien entre un utilisateur connecté (un compte client) et votre association.
- C'est la souscription à une adhésion qui crée et rattache officiellement la fiche Membre à votre association.
- Un utilisateur peut ainsi posséder plusieurs fiches membres s'il s'inscrit à plusieurs adhésions ou dans plusieurs associations.
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